Eine Dialogvereinbarung (auch: Beteiligungsvertrag, Beteiligungsvereinbarung, Prozessübereinkunft) legt fest, wie Auftraggebende und Teilnehmende in einem Beteiligungsprozess zusammenarbeiten.
Die Dialogvereinbarung beschreibt das Thema, den geplanten Ablauf und die eingesetzten Methoden, betont eine respektvolle Diskussionskultur sowie transparente und verständliche Informationen. Sie hält fest, dass der Prozess flexibel bleibt und gemeinsam angepasst werden kann. Vertrauliche Inhalte dürfen nicht weitergegeben werden. Schließlich wird geregelt, dass die Ergebnisse gemeinsam dokumentiert, unterschiedliche Meinungen festgehalten, die Entscheidungsgremien informiert und die Teilnehmenden anschließend eine Rückkopplung zu ihren Empfehlungen erhalten.
Eine Dialogvereinbarung kann auch Elemente einer Geschäftsordung – z.B. für einen Beteiligungsbeirats – enthalten.
Darüber hinausgehend kann ein Auftraggebender ein Beteiligungsversprechen in Form einer Selbstverpflichtung abgeben, indem er im Rahmen der Auftragsklärung folgende Zusagen macht:
- Ich werde die benötigten finanziellen, personellen und zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.
- Ich werde mich öffentlich zur Beteiligung bekennen und zum Dialog auf Augenhöhe bereit sein.
- Ich werde mich bemühen, Beteiligungsungleichheit zu verringern.
- Ich werde die Beteiligung wertschätzend und professionell durchführen (lassen).
- Ich werde dafür sorgen, dass die Teilnehmenden gute Ergebnisse erarbeiten können.
- Ich werde den Teilnehmenden so weit wie möglich Handlungs- und Gestaltungsspielräume eröffnen.
- Ich werde die Beteiligungsergebnisse akzeptieren und dafür sorgen, dass die Beteiligung Wirksamkeit entfaltet, indem ich eine Rückmeldung zu vollständig, teilweise oder nicht umgesetzten Maßnahmen gebe.
- Ich werde Engagement, das sich aus der Beteiligung ergibt, fördern und zur Etablierung einer Beteiligungskultur beitragen.
Damit Dialogvereinbarung und Beteiligungsversprechen eingehalten werden, ist eine regelmäßige begleitende Überprüfung des Prozesses (formative Evaluation) notwendig.