Verfahrensregeln sind vorab getroffene oder mit den Teilnehmenden vereinbarte Spielregeln für den Ablauf eines Bürgerbeteiligungsverfahrens.
Verfahrensregeln können gesetzlich vorgeschrieben sein, wie bei formellen Beteiligungsverfahren. Sie können von vornherein festgelegt sein, etwa durch kommunale Beteiligungsleitlinien. Sie sind konstituierendes Merkmal bestimmter Beteiligungsformate, wie z.B. eines Bürgerrats. Sie können aber auch im Verlauf eines Beteiligungsprozesses gemeinsam zwischen den Beteiligten vereinbart werden.
Neben den Verfahrensregeln, die den formalen Ablauf des Beteiligungsprozesse regeln, gibt es Verhaltensregeln, die die Umgangsformen der Beteiligten untereinander regeln. Zu beiden Bereichen gehören unter anderem:
- Gesprächs- und Dialogregeln
- Zeit- und Ablaufregeln
- Transparenz- und Dokumentationsregeln
- Entscheidungsregeln
- Regeln zum Umgang mit Konflikten
- Regeln zur Ergebnisverwendung
- Datenschutz- und Vertraulichkeitsregeln
Wenn sie nicht von vornherein festgelegt sind, können solche Regeln zu Beginn eines Prozesses gemeinsam erarbeitet werden oder in kurzen Abstimmungen bestätigt werden.
Verfahrens- und Verhaltensregeln sind maßgeblich für die Qualität eines Beteiligungsprozesses. Wenn sie vorab klar sind, transparent kommuniziert, möglichst gemeinsam vereinbart und verlässlich eingehalten werden, stärkt das das Vertrauen der Teilnehmenden in den Prozess.