Transparenz bedeutet, dass alle wichtigen Informationen über ein geplantes Vorhaben oder eine Entscheidungen frühzeitig, vollständig, wahrheitsgemäß, verständlich und kontinuierlich bereitgestellt werden.
Information ist die unterste Beteiligungsstufe und für sich genommen keine Beteiligung. Sie stellt jedoch Transparenz über ein Vorhaben oder eine geplante Entscheidung und deren Hintergründe und Auswirkungen her. Sie ist insofern die Grundlage für eine qualifizierte Beteiligung.
Information bedeutet, dass Stakeholder ungefragt Erläuterungen und — auf Nachfrage — Auskünfte erhalten, wobei die Kommunikation nur in eine Richtung verläuft und kein Dialog ist.
Transparenz in einem Beteiligungsprozess umfasst folgende Bereiche:
- Verfahrenstransparenz: Es wird über den Ablauf sowie die einzelnen Planungsschritte einer politischen Entscheidung oder eines Planungsvorhabens informiert.
- Informationstransparenz: Es wird Zugang zu allen wesentlichen Unterlagen, Gutachten und Stellungnahmen gewährt – sofern dem nicht Datenschutz, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder Gründe der öffentlichen Sicherheit, z.B. bei kritischer Infrastruktur, entgegenstehen. Wenn bestimmte Unterlagen nicht veröffentlicht werden können oder dürfen, wird dies nachvollziehbar begründet.
- Entscheidungstransparenz: Es werden die Sachverhalte, die einer Entscheidung zugrunde liegen, wie z.B. die Auswahl von Gutachterinnen und Gutachtern oder die Bewertung von Vorschlägen, dargelegt, um die Nachvollziehbarkeit der im Prozess getroffenen Entscheidungen zu ermöglichen.
- Interessentransparenz: Es wird offengelegt, welche Akteure beteiligt sind und welche Interessen sie vertreten oder welche Erwartungen sie haben.
Transparenz über einen Beteiligungsprozess wird durch die klassischen Mittel der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hergestellt: Projektsteckbriefe, Flyer, Broschüren, Plakate, Projektwebseiten, Newsletter, Social-Media-Posts etc. Weiterhin gehören dazu die Veröffentlichung von Verwaltungsvorlagen, Beratungsprotokollen und Planungsunterlagen, aber auch Berichte über die Beteiligungsergebnisse und deren Umsetzung.
Zur Herstellung von Transparenz ist es nötig, Fachbegriffe in verständliche Alltagssprache zu übersetzen und Informationen — je nach Zielgruppe — auch mehrsprachig oder in einfacher Sprache bereitzustellen, um Barrierefreiheit sicher zu stellen.