Handlungs- und Gestaltungsspielräume sind diejenigen Aspekte, die bei einer Planung oder einer politischen Entscheidung veränderbar und verhandelbar sind.
Innerhalb der nicht oder nur sehr begrenzt beeinflussbaren Rahmenbedingungen sind Handlungs- und Gestaltungsspielräume die veränderbaren Aspekte und bezeichnen damit den möglichen Einfluss der Beteiligung auf Planungsinhalte und Entscheidungsvorlagen.
Die genaue Kenntnis der Handlungs- und Gestaltungsspielräume ist das zentrale Element eines guten Erwartungsmanagements. Die Spielräume müssen zu Beginn eines Beteiligungsverfahrens nachvollziehbar erläutert und begründet werden, damit jeder Teilnehmende entscheiden kann, ob sich eine Mitarbeit lohnt. Ein ehrliche Kommunikation über die tatsächlichen Veränderungsmöglichkeiten dient dazu, keine falschen Erwartungen zu wecken und Enttäuschungen zu vermeiden.
Eine gute Prozessgestaltung lotet Handlungs- und Gestaltungsspielräume aus und bemüht sich um ihre Erweiterung.