Verfahrensregeln sind die Spielregeln für den Ablauf eines Beteiligungsprozesses. Es sind vorab getroffene oder gemeinsam vereinbarte Regelungen, die den formalen Rahmen bilden, innerhalb dessen Bürgerbeteiligung stattfindet.
Verfahrensregeln können gesetzlich vorgeschrieben sein, etwa im Zusammenhang mit formellen Beteiligungsverfahren. Sie können von vornherein festgelegt sein, etwa durch kommunale Beteiligungsleitlinien. Sie sind konstituierendes Merkmal bestimmter Beteiligungsformate, wie etwa des Bürgerrats. Oder sie werden im Verlauf eines Beteiligungsprozesses gemeinsam zwischen den Beteiligten vereinbart.
Neben den Verfahrensregeln, die den formalen Ablauf des Beteiligungsprozesse regeln, gibt es Verhaltensregeln, die die Umgangsformen der Beteiligten untereinander regeln. Zu beiden Bereichen gehören unter anderem:
- Gesprächs- und Dialogregeln
- Transparenz- und Dokumentationsregeln
- Entscheidungsregeln
- Rollen- und Verantwortungsregeln
- Regeln zum Umgang mit Konflikten
- Zeit- und Ablaufregeln
- Regeln zur Ergebnisverwendung
- Datenschutz- und Vertraulichkeitsregeln
Solche Regeln können zu Beginn eines Prozesses gemeinsam erarbeitet werden, etwa durch Kartenabfragen, Moderationsmethoden oder kurze Abstimmungen.
Verfahrens- und Verhaltensregeln sind maßgeblich für die Qualität eines Beteiligungsprozesses. Wenn sie vorab klar sind, transparent kommuniziert, möglichst gemeinsam vereinbart und verlässlich eingehalten werden, stärkt das das Vertrauen der Teilnehmenden in den Prozess.