Erwartungsmanagement ist zu Beginn eines Bürgerbeteiligungsverfahrens die ehrliche Kommunikation über dessen Möglichkeiten und Grenzen.
Dies ist notwendig, weil zwischen den Erwartungen der Teilnehmenden und den tatsächlichen Möglichkeiten des Verfahrens häufig eine erhebliche Diskrepanz besteht. Werden zu hohe Erwartungen geweckt oder falsche Annahmen der Teilnehmenden stillschweigend hingenommen, führt dies regelmäßig zu Enttäuschung und Frustration — mit der Folge, dass sich die Teilnehmenden kein weiteres Mal beteiligen.
Notwendig sind daher die klare Benennung des Beteiligungsgegenstands und seines Grades an Ergebnisoffenheit, die Offenlegung der Handlungs- und Gestaltungsspielräume sowie der nicht verhandelbaren Rahmenbedingungen, eine Darstellung des weiteren Entscheidungsprozesses und verbindliche Zusagen zur Verwendung der Ergebnisse.
Erwartungsmanagement kann allerdings auch strategisch eingesetzt werden. Wenn gleich zu Beginn unveränderliche Sachzwänge als Grenzen der Beteiligung benannt werden, kann dahinter die Absicht stehen, spätere Kritik abzuwehren („Wir haben von Anfang an gesagt, dass …“).
Auf der anderen Seite kann ein zu restriktives Erwartungsmanagement potenzielle Teilnehmende abschrecken („Es ist ja sowieso schon alles entschieden.“). Gutes Erwartungsmanagement benennt deshalb nicht einfach Einschränkungen, sondern bemüht sich, Gestaltungsspielräume zu erweitern.