Steuerungsgruppe, Begleitgruppe und Spurgruppe sind Gremien, die einen Beteiligungsprozess organisatorisch und inhaltlich unterstützen, koordinieren und absichern. Die Begriffe werden in der Praxis häufig synonym verwendet, können jedoch unterschiedliche Schwerpunkte betonen.
Die Steuerungsgruppe verantwortet die strategische und organisatorische Leitung der Beteiligung. Sie trifft grundlegende Entscheidungen zum Ablauf, zu Ressourcen, zum Umgang mit Konflikten sowie zum Prozessdesign. In ihr sind typischerweise Auftraggeber, Projektverantwortliche und gegebenenfalls externe Prozessbegleiter vertreten. Sie verfügt in der Regel über Entscheidungsbefugnisse im Rahmen des Verfahrens.
Eine Begleitgruppe übernimmt vor allem eine beratende und reflektierende Funktion. Sie setzt sich meist aus Vertreterinnen und Vertretern zentraler Interessengruppen, Institutionen sowie der Auftraggeberseite zusammen und bringt Fachwissen, Perspektiven und Rückmeldungen aus den jeweiligen Organisationen oder Zielgruppen ein. Ihre Rolle besteht darin, den Prozess konstruktiv zu begleiten und zur Qualitätssicherung beizutragen, ohne selbst verbindliche Entscheidungen zu treffen.
Eine Spurgruppe achtet darauf, dass vereinbarte Ziele, Regeln und Qualitätsstandards eingehalten werden, und fungiert als Bindeglied zwischen Beteiligten, Verwaltung und Politik. Sie kann Elemente von Begleit- und Steuerungsgruppe verbinden und ist häufig kleiner sowie stärker arbeitsorientiert zusammengesetzt.