Handlungs- und Gestaltungsspielräume benennen diejenigen Aspekte, die bei einer Planung oder einer politischen Entscheidung veränderbar und verhandelbar sind.
Innerhalb der nicht oder nur sehr begrenzt beeinflussbaren Rahmenbedingungen sind Handlungs- und Gestaltungsspielräume die veränderbaren Aspekte und bezeichnen damit den möglichen Einfluss der Beteiligung auf Planungsinhalte und Entscheidungsvorlagen.
Die genaue Kenntnis der Handlungs- und Gestaltungsspielräume ist das zentrale Element für ein gutes Erwartungsmanagement. Die Spielräume müssen zu Beginn eines Beteiligungsverfahrens nachvollziehbar erläutert und begründet werden, damit jeder Teilnehmende entscheiden kann, ob sich eine Mitarbeit lohnt. Ein ehrliche Kommunikation über die tatsächlichen Veränderungsmöglichkeiten dient dazu, keine falschen Erwartungen zu wecken und Enttäuschungen zu vermeiden.
Die Nennung von Handlungs- und Gestaltungsspielräumen kann jedoch nicht nur dem Erwartungsmanagement dienen, sondern auch strategisch eingesetzt werden. Wenn Auftraggebende festlegen, welche unveränderlichen Rahmenbedingungen gelten, begrenzen sie mögliche Gestaltungsspielräume. Dabei besteht die Gefahr, dass sie diese Spielräume – unbewusst oder mit Absicht – zu eng auslegen, wodurch bestimmte Aspekte oder Varianten von vornherein ausgeschlossen werden. → Anker-Effekt
Ein gutes Prozessdesign lotet Handlungs- und Gestaltungsspielräume aus und bemüht sich um ihre Erweiterung.