Ein Beteiligungsbericht dokumentiert die Bürgerbeteiligungsaktivitäten einer Kommune über einen festgelegten Zeitraum.
Der Bericht gibt Auskunft darüber, welche Beteiligungsverfahren stattgefunden haben, zu welchen Themen, in welchen Formaten und mit welcher Resonanz. Ein zentrales Element ist die Darstellung des Umgangs mit den Ergebnissen: Welche Empfehlungen wurden aufgegriffen, welche nicht – und aus welchen Gründen?
In Kommunen mit Leitlinien für Bürgerbeteiligung ist die regelmäßige Veröffentlichung eines Beteiligungsberichts häufig verbindlich vorgeschrieben. Er bildet damit einen festen Bestandteil der kommunalen Beteiligungskultur und ermöglicht deren kontinuierliche Weiterentwicklung.
Ein Beteiligungskataster (auch Beteiligungsregister) ist das systematische Verzeichnis aller laufenden und abgeschlossenen Beteiligungsverfahren einer Kommune. Anders als der Beteiligungsbericht, der periodisch erscheint, wird das Kataster fortlaufend gepflegt und ist als Datenbank oder interaktive Karte auf der kommunalen Website öffentlich einsehbar.
Der Beteiligungsbericht zur Bürgerbeteiligung ist nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Bericht über kommunale Unternehmensbeteiligungen (Eigenbetriebe, GmbHs etc.).