Die Auftragsklärung findet vor Beginn eines Bürgerbeteiligungsprozesses statt, indem sich Auftraggeber und Durchführende gemeinsam über Rahmenbedingungen, Erwartungen, Handlungsspielräume und den Umgang mit den Ergebnissen verständigen.
Auftraggeber für Beteiligungsprozesse sind auf politischer Ebene meist Bürgermeister, Dezernate, zuständige Fachbereiche der Verwaltung oder Behörden und Ministerien. Bei Vorhabenträgern sind es in der Regel die Geschäftsführung oder eigene Unternehmensabteilungen. Die Umsetzung von Beteiligungsprozessen erfolgt typischerweise durch spezialisierte Büros und Agenturen für Bürgerbeteiligung, Fachplanungsbüros oder Kommunikationsagenturen, bei kleineren Projekten kommen auch Freiberufler zum Einsatz.
Die Auftragsklärung stellt sicher, dass alle Akteure ein gemeinsames Verständnis vom Gegenstand, den Zielen und dem Rahmen der Beteiligung haben. Folgende Aspekte sind möglichst schriftlich zwischen Auftraggeber und Durchführenden zu vereinbaren:
| Aspekt | Leitfrage |
| Auftraggeber | Wer erteilt den Auftrag? Wer legitimiert das Verfahren? |
| Verantwortlichkeiten | Wer begleitet den Prozess, wer trifft Entscheidungen? |
| Gegenstand | Was genau ist Thema der Beteiligung? |
| Rahmenbedingungen und Gestaltungsspielraum | Was ist bereits entschieden, was noch verhandelbar? |
| Ressourcen | Welches Budget, wie viel Zeit, welches Personal steht zur Verfügung? |
| Dokumentation | Wie werden Ergebnisse festgehalten? |
| Ergebnisverwendung | Was passiert mit den Ergebnissen? |
| Rechenschaft | Wie erfolgt die Rückkopplung? |
| Evaluation | Wer bewertet Ablauf und Qualität des Prozesses? Wie werden die Erkenntnisse genutzt? |
Zu einer Auftragsklärung gehört auch, ehrlich zu prüfen, ob Beteiligung überhaupt gewollt wird oder sinnvoll ist. Wenn der Auftraggeber nur minimale Gestaltungsspielräume gewährt, oder nicht willens ist, ein Beteiligungsversprechen abzugeben, sollten die Durchführenden den Auftrag ablehnen.
Die Auswahl der einzusetzenden Verfahren und Methoden ist nicht Teil der Auftragsklärung. Sie wird bei der Ausarbeitung des Prozessdesigns getroffen.